Digital signage software vergelijken: waar moet je op letten?

Zoek je op digital signage software, dan krijg je tientallen aanbieders die ongeveer hetzelfde beloven: eenvoudig in gebruik, krachtige functies en een betaalbare prijs. Op het eerste gezicht lijken de systemen daardoor sterk op elkaar.

In de praktijk ontstaan de verschillen juist op punten die je niet altijd direct op een website ziet. Denk aan verborgen kosten, beperkte koppelingen, verplichte hardware of software die alleen de meest technische collega begrijpt.

Een verkeerde keuze merk je vaak pas na een paar maanden. De content wordt minder vaak bijgewerkt, extra functies blijken duurder dan verwacht of meerdere locaties zijn lastig te beheren.

In dit artikel lees je op welke acht punten je digital signage software moet vergelijken en welke vragen je aan iedere leverancier stelt voordat je een keuze maakt.

1. Gebruiksgemak: wie gaat de software beheren?

Gebruiksgemak is misschien wel het belangrijkste onderdeel van digital signage software. Een systeem kan technisch veel mogelijkheden hebben, maar als medewerkers het niet prettig vinden werken, blijft de content uiteindelijk verouderd op het scherm staan.

Vraag jezelf daarom eerst af wie de schermen daadwerkelijk gaat beheren.

Dat kan bijvoorbeeld zijn:

- Een marketeer

- Een officemanager

- Een baliemedewerker

- Een communicatiemedewerker

- Een filiaalmanager

- Een activiteitenbegeleider

- Een HR-medewerker

Test de software samen met deze persoon. Niet alleen met de technisch handigste collega binnen de organisatie.

Let daarbij op vragen als:

- Werkt alles vanuit de browser?

- Kun je zonder handleiding een slide maken?

- Is er een ingebouwde editor?

- Kun je afbeeldingen en video's eenvoudig uploaden?

- Kun je snel een bestaande slide aanpassen?

- Is direct duidelijk op welke schermen content verschijnt?

- Kun je een fout eenvoudig herstellen?

Sommige systemen vragen dat je iedere slide eerst in Photoshop, Canva of PowerPoint maakt en daarna uploadt. Dat kan werken, maar zorgt ook voor extra stappen en afhankelijkheid van externe software.

Een ingebouwde editor maakt het dagelijkse beheer vaak eenvoudiger. Zeker wanneer meerdere medewerkers regelmatig acties, roosters of mededelingen moeten aanpassen.

De beste test is simpel: lukt het een nieuwe gebruiker om binnen een half uur een slide te maken en op een scherm te publiceren? Dan is de kans groot dat de software in de praktijk ook echt wordt gebruikt.

2. Koppelingen: kan het scherm zichzelf actueel houden?

Het verschil tussen een scherm dat actueel blijft en een scherm dat na drie maanden wordt genegeerd, zit vaak in automatisering.

Wanneer iedere slide handmatig moet worden gemaakt en bijgewerkt, wordt het beheer al snel een terugkerende taak waar niemand tijd voor heeft. Koppelingen nemen een groot deel van dat werk over.

Kijk daarom of de digital signage software kan koppelen met bronnen die je al gebruikt.

Denk aan:

- Google Calendar

- Google Reviews

- Instagram

- Google Sheets

- RSS-feeds

- Nieuwsbronnen

- Weersinformatie

- Power BI

- Dashboards

- Interne databronnen

Een agenda-koppeling kan automatisch activiteiten, lessen of afspraken tonen. Een review-koppeling laat nieuwe beoordelingen vanzelf op het scherm verschijnen. Met een spreadsheet-koppeling kun je prijzen, roosters of KPI's bijwerken zonder iedere slide opnieuw te ontwerpen.

Controleer niet alleen óf koppelingen bestaan, maar ook onder welke voorwaarden je ze kunt gebruiken.

Vraag bijvoorbeeld:

- Zijn koppelingen inbegrepen in het standaardpakket?

- Betaal je apart per koppeling?

- Werken koppelingen op ieder scherm?

- Hoe vaak worden gegevens vernieuwd?

- Kun je meerdere accounts of bronnen koppelen?

- Wat gebeurt er wanneer een koppeling tijdelijk uitvalt?

Bij sommige aanbieders zijn integraties alleen beschikbaar in het duurste abonnement. Een lage prijs per scherm kan daardoor uiteindelijk een stuk hoger uitvallen.

Bekijk daarom altijd het volledige overzicht van beschikbare koppelingen en controleer welke functies daadwerkelijk binnen jouw pakket vallen.

3. Planning: kun je content vooraf klaarzetten?

Goede digital signage software voorkomt dat je iedere ochtend of week handmatig content hoeft te wisselen.

Met een planningsfunctie bepaal je vooraf wanneer een slide, afspeellijst of campagne wordt getoond.

Dat is handig voor:

- Openingstijden

- Acties

- Feestdagen

- Evenementen

- Lesroosters

- Menukaarten

- Interne mededelingen

- Seizoenscampagnes

- Verschillende momenten van de dag

Je kunt bijvoorbeeld in november al een kerstcampagne klaarzetten die automatisch in december begint en na de feestdagen weer verdwijnt.

Ook kun je 's ochtends andere informatie tonen dan 's avonds. Een restaurant laat tijdens de lunch een ander menu zien dan bij het diner. Een sportschool toont in de ochtend andere lessen en acties dan tijdens de avondspits.

Let bij het vergelijken op de verschillende manieren van plannen.

Kan de software content instellen op basis van:

- Een start- en einddatum?

- Dagen van de week?

- Specifieke tijdstippen?

- Een terugkerend schema?

- De locatie?

- Het scherm of de schermgroep?

- Een periode of campagne?

Zonder goede planning moet iemand wijzigingen handmatig uitvoeren. In rustige weken lukt dat vaak nog, maar tijdens drukke periodes blijft oude content al snel te lang zichtbaar.

4. Schermbeheer en gebruikersrechten

Eén scherm beheren is meestal eenvoudig. Zodra je meerdere schermen, afdelingen of vestigingen hebt, wordt de structuur van de software veel belangrijker.

Je wilt schermen kunnen groeperen op bijvoorbeeld:

- Vestiging

- Afdeling

- Verdieping

- Doelgroep

- Type scherm

- Toepassing

- Regio

Met schermgroepen stuur je algemene content in één keer naar meerdere schermen, terwijl je lokaal toch verschillende informatie kunt tonen.

Een winkelketen kan bijvoorbeeld landelijke acties centraal beheren. Tegelijk kan iedere vestiging eigen openingstijden, evenementen of lokale aanbiedingen toevoegen.

Ook gebruikersrechten worden belangrijk zodra meerdere mensen met het systeem werken.

Controleer of je kunt instellen:

- Wie content mag maken

- Wie content mag publiceren

- Wie alleen bepaalde schermen ziet

- Wie alleen een eigen locatie beheert

- Wie gebruikers en instellingen mag aanpassen

- Of content eerst moet worden goedgekeurd

Zonder goed rechtenbeheer krijgt iedereen volledige toegang of moet alles via één centrale beheerder lopen. Beide situaties worden onpraktisch zodra de organisatie groeit.

Bekijk daarom niet alleen hoeveel gebruikers je kunt toevoegen, maar vooral welke rollen en rechten beschikbaar zijn. Meer informatie over de mogelijkheden vind je bij de functionaliteiten van Stremo.

5. Hardware: waar zit je aan vast?

Digital signage software draait niet alleen in de cloud. Je hebt ook een scherm en een apparaat nodig dat de content afspeelt.

Sommige leveranciers verplichten je om hun eigen mediaspeler of professionele schermen te kopen. Andere oplossingen werken op een bestaande televisie met een betaalbare dongle of mediaspeler.

Vraag daarom altijd:

- Werkt de software op het scherm dat er al hangt?

- Welke mediaspelers worden ondersteund?

- Moet ik hardware bij de leverancier kopen?

- Kan ik later overstappen op andere hardware?

- Wat kost vervanging bij een storing?

- Is de speler eigendom of huur?

- Kan de content zonder internet blijven doorlopen?

Verplichte hardware kan de investering flink verhogen. Bij meerdere locaties kan een verschil van enkele honderden euro's per scherm snel oplopen.

Een bestaande televisie is voor veel toepassingen voldoende. Pas bij zeer intensief gebruik, direct zonlicht of lange dagelijkse openingstijden is een professioneel digital-signagescherm vaak verstandig.

Kijk ook naar de afhankelijkheid van de leverancier. Wanneer de software alleen op één specifieke speler werkt, wordt overstappen later moeilijker en duurder.

6. Prijsmodel en verborgen kosten

Vergelijk digital signage software nooit alleen op de geadverteerde prijs per scherm per maand.

De uiteindelijke kosten kunnen ook bestaan uit:

- Instapkosten

- Installatiekosten

- Kosten voor een mediaspeler

- Extra gebruikers

- Extra koppelingen

- Opslag voor afbeeldingen en video's

- Premium templates

- Technische ondersteuning

- Training

- Updates

- Contractkosten

- Kosten voor meerdere locaties

Een pakket van €8 per scherm kan uiteindelijk duurder zijn dan een pakket van €12 wanneer je voor iedere koppeling, gebruiker of supportvraag apart betaalt.

Controleer daarom vooraf:

- Welke functies zijn inbegrepen?

- Geldt de prijs per scherm of per locatie?

- Zit er een limiet op gebruikers?

- Hoeveel opslag krijg je?

- Zijn alle koppelingen inbegrepen?

- Is ondersteuning gratis?

- Kun je maandelijks opzeggen?

- Is er een minimale contractduur?

- Wat gebeurt er met de prijs wanneer je uitbreidt?

Stremo kost €9,95 per scherm per maand, waarbij de functies en koppelingen binnen het pakket zijn inbegrepen. Je zit bovendien niet vast aan een verplichte lange contractduur.

Bekijk het volledige overzicht op de tarievenpagina.

7. Betrouwbaarheid en ondersteuning

Een scherm met een zwart beeld, foutmelding of vastgelopen bureaublad straalt slechter af op je organisatie dan helemaal geen scherm.

Betrouwbaarheid is daarom minstens zo belangrijk als functionaliteit.

Vraag een leverancier hoe het systeem omgaat met:

- Een internetstoring

- Een stroomstoring

- Een offline mediaspeler

- Een vastgelopen applicatie

- Updates

- Verlopen koppelingen

- Beschadigde bestanden

Goede software slaat content lokaal op de mediaspeler op. Daardoor blijft de bestaande afspeellijst draaien wanneer de internetverbinding tijdelijk wegvalt.

Daarnaast wil je kunnen zien of een scherm online is. Bij voorkeur krijg je automatisch een melding wanneer een scherm langere tijd geen verbinding heeft.

Ook de kwaliteit van support verschilt sterk.

Controleer:

- Is ondersteuning Nederlandstalig?

- Kun je bellen of alleen tickets sturen?

- Op welke dagen en tijden is support bereikbaar?

- Hoe snel wordt er gereageerd?

- Is support inbegrepen?

- Krijg je hulp bij de installatie?

- Is er een kennisbank of duidelijke handleiding?

Een technisch probleem is vervelend, maar wordt vooral kostbaar wanneer niemand snel kan helpen.

8. Kan de software meegroeien met je organisatie?

Veel organisaties beginnen met één of twee schermen. Wanneer digital signage goed werkt, volgen vaak meer schermen, afdelingen of vestigingen.

Kies daarom software die niet alleen past bij je huidige situatie, maar ook bij je plannen voor de komende jaren.

Denk bijvoorbeeld aan:

- Meerdere vestigingen

- Tientallen schermen

- Verschillende afdelingen

- Extra gebruikers

- Centrale en lokale content

- Nieuwe koppelingen

- White-labelmogelijkheden

- Resellerbeheer

- Verschillende klanten of organisaties

Een eenvoudig systeem kan prima werken voor één scherm, maar onoverzichtelijk worden zodra je twintig schermen over meerdere locaties beheert.

Vraag daarom vooraf:

- Hoe werkt beheer bij meerdere locaties?

- Kan ik schermen groeperen?

- Kan iedere locatie eigen gebruikers krijgen?

- Kan centrale content lokaal worden aangevuld?

- Zijn er volumekortingen?

- Kan ik later zonder migratie uitbreiden?

- Is er een multi-tenant- of reselleromgeving?

Het is zonde om na één of twee jaar opnieuw te moeten overstappen omdat de gekozen software niet meer aansluit op je organisatie.

De belangrijkste test: probeer de software zelf

Een vergelijkingstabel vertelt je welke functies een systeem heeft. Je ontdekt daarmee nog niet hoe prettig die functies daadwerkelijk werken.

De beste test is daarom praktisch:

1. Maak een account aan.

2. Koppel een scherm.

3. Maak een eerste slide.

4. Plan de content.

5. Voeg een koppeling toe.

6. Nodig een collega uit.

Let daarbij op hoeveel uitleg je nodig hebt.

Lukt dit binnen een half uur zonder uitgebreide handleiding? Dan is de kans groot dat je team er zelfstandig mee kan werken.

Loop je al vast bij het koppelen van het eerste scherm of publiceren van een slide? Dan wordt het dagelijkse beheer waarschijnlijk niet eenvoudiger.

Kies bij voorkeur voor een aanbieder die een gratis proefperiode zonder creditcard biedt. Zo kun je de software werkelijk testen zonder direct aan een contract vast te zitten.

Digital signage software vergelijken: de belangrijkste vragen

Gebruik deze checklist tijdens gesprekken en proefperiodes:

- Kan ons team de software zonder technische kennis gebruiken?

- Kunnen we content rechtstreeks in de browser maken?

- Zijn de benodigde koppelingen inbegrepen?

- Kunnen we content vooraf plannen?

- Kunnen we meerdere schermen en locaties centraal beheren?

- Kunnen gebruikers verschillende rechten krijgen?

- Werkt het op onze bestaande schermen?

- Blijft content draaien zonder internet?

- Krijgen we een melding wanneer een scherm offline is?

- Welke kosten komen boven op het maandbedrag?

- Hoe lang loopt het contract?

- Kan de software meegroeien met onze organisatie?

De beste digital signage software is niet automatisch het systeem met de meeste functies. Het is de oplossing die jouw team daadwerkelijk gebruikt, actueel houdt en eenvoudig kan uitbreiden.

Wil je Stremo naast andere aanbieders leggen? Bekijk dan de vergelijking Stremo versus Yodeck of Stremo versus OptiSigns.

Maak een account aan en probeer Stremo 14 dagen gratis, zonder creditcard.