Schermen bij calamiteiten: sneller ontruimen met narrowcasting

Een ontruimingsalarm gaat af. Wat gebeurt er daarna? In de praktijk kijken mensen eerst om zich heen, zoeken bevestiging bij anderen en twijfelen welke uitgang ze moeten nemen. Juist die eerste seconden zijn bij een calamiteit van groot belang.

Op veel locaties hangen al beeldschermen voor interne communicatie of bezoekersinformatie. Tijdens een noodsituatie blijven die schermen echter vaak gewoon het normale nieuws, een rooster of bedrijfsinformatie tonen.

Dat is een gemiste kans. Met narrowcasting kun je bezoekers en medewerkers direct voorzien van duidelijke instructies en zo bijdragen aan een snelle en overzichtelijke ontruiming.

In dit artikel lees je waarom schermen hiervoor geschikt zijn, welke informatie je tijdens een calamiteit toont en hoe je jouw organisatie goed voorbereidt.

Waarom schermen geschikt zijn tijdens een calamiteit

Een beeldscherm heeft een aantal eigenschappen die andere communicatiekanalen niet hebben. De boodschap verschijnt direct in beeld, is op afstand zichtbaar en kan centraal op meerdere locaties tegelijk worden aangepast.

De belangrijkste voordelen zijn:

- Alle schermen zijn centraal met één actie aan te sturen.

- De boodschap verschijnt direct in beeld.

- Schermen werken ook zonder geluid.

- Je bereikt medewerkers én bezoekers tegelijk.

- Je kunt instructies per gebouwdeel of locatie aanpassen.

Waar e-mail, intranet of een BHV-app vooral medewerkers bereiken, zien bezoekers, leveranciers en klanten deze berichten meestal niet. Juist deze groep kent het gebouw minder goed en heeft daarom behoefte aan duidelijke instructies.

Een scherm is bovendien altijd zichtbaar. Bezoekers hoeven geen app te installeren, hun telefoon te ontgrendelen of eerst een bericht te openen. De informatie verschijnt automatisch op een plek waar mensen toch al kijken.

Dat is vooral waardevol bij entrees, recepties, wachtruimtes, kantines en gangen. Op deze plekken verzamelen zich vaak mensen die niet precies weten welke route zij moeten volgen.

Narrowcasting kan daardoor een waardevolle extra laag vormen boven op bestaande veiligheidsvoorzieningen. Het alarm trekt de aandacht en de schermen helpen vervolgens om de situatie en gewenste actie begrijpelijk te maken.

Welke informatie toon je tijdens een ontruiming?

Tijdens een noodsituatie geldt één belangrijke regel: houd de boodschap zo eenvoudig mogelijk.

Mensen onder stress lezen geen lange teksten. Ze scannen vooral op opvallende kleuren, korte instructies, pictogrammen en duidelijke pijlen.

Een goede noodslide bevat daarom alleen de belangrijkste informatie:

- Wat er aan de hand is.

- Wat mensen direct moeten doen.

- Welke uitgang gebruikt moet worden.

- Waar de verzamelplaats zich bevindt.

- Dat liften niet gebruikt mogen worden.

- Dat bezoekers geen spullen moeten ophalen.

Een boodschap als “Ontruiming: verlaat direct het gebouw via de dichtstbijzijnde nooduitgang” is duidelijker dan een uitgebreide uitleg over de oorzaak van het alarm.

Gebruik grote letters, een hoog contrast en een opvallende kleur die duidelijk afwijkt van de normale huisstijl. Zo herkennen mensen direct dat het om een uitzonderlijke situatie gaat.

Werk waar mogelijk met eenvoudige pictogrammen en pijlen. Zeker in gebouwen met internationale bezoekers of mensen die moeite hebben met lezen, kan beeld sneller duidelijkheid geven dan tekst.

Denk ook aan verschillende scenario’s. De instructie bij brand kan anders zijn dan bij een lekkage, stroomstoring, rookontwikkeling of geblokkeerde ingang.

Schermen zijn daarnaast waardevol ná een incident. Wanneer een situatie veilig is of een loos alarm blijkt, kun je bezoekers direct informeren dat het gebouw weer toegankelijk is.

Bereid noodcontent vooraf voor

Tijdens een calamiteit wil je niet eerst een nieuwe slide ontwerpen of uitzoeken welke schermen moeten worden aangepast.

De beste aanpak is daarom om alle noodcontent vooraf klaar te zetten in een vaste noodplaylist.

Maak bijvoorbeeld aparte slides voor:

- Een volledige ontruiming.

- Een gedeeltelijke ontruiming.

- Een geblokkeerde ingang.

- Een stroomstoring.

- Een defecte lift.

- Een lekkage.

- Een loos alarm.

- Het sein veilig.

Spreek daarnaast af wie de noodcontent mag activeren. Zorg dat minimaal twee mensen deze taak kunnen uitvoeren, zodat je niet afhankelijk bent van één collega die mogelijk afwezig is.

Met gebruikersrechten bepaal je welke medewerkers noodcontent mogen activeren en welke instellingen zij kunnen aanpassen.

Via schermgroepen kun je vervolgens één gebouw, een specifieke verdieping, een afdeling of juist alle locaties tegelijk overschakelen naar de noodweergave.

Leg ook vast hoe de normale content na afloop wordt hervat. Zo voorkom je dat noodinstructies onnodig lang zichtbaar blijven nadat de situatie al is opgelost.

Neem de schermen mee in de jaarlijkse ontruimingsoefening. Test niet alleen of de noodslides zichtbaar worden, maar ook of de instructies vanaf verschillende plekken goed leesbaar zijn.

Gebruik schermen ook bij dagelijkse verstoringen

Een noodkanaal dat nooit wordt gebruikt, is lastig te vertrouwen. Niemand weet dan zeker of de content nog klopt en of de aangewezen beheerders weten hoe zij het systeem moeten activeren.

Gebruik dezelfde werkwijze daarom ook voor dagelijkse verstoringen.

Denk bijvoorbeeld aan:

- Een defecte lift.

- Werkzaamheden aan de ingang.

- Een afgesloten afdeling.

- Tijdelijke parkeerinformatie.

- Een storing bij de pinautomaat.

- Een ruimte die niet toegankelijk is.

- Gewijzigde openingstijden.

- Een tijdelijke omleiding in het gebouw.

Door dit soort meldingen via dezelfde schermen te communiceren, raken beheerders vertrouwd met het proces. Ook bezoekers leren dat zij op de schermen actuele informatie kunnen vinden.

Bovendien voorkomt het veel vragen bij de receptie of balie. Bezoekers zien direct wat er aan de hand is en welke alternatieve route of oplossing beschikbaar is.

Wanneer zich vervolgens een echte calamiteit voordoet, is de werkwijze al bekend en hoeft niemand nog uit te zoeken hoe het systeem functioneert.

Narrowcasting ondersteunt de BHV-organisatie

Het is belangrijk om te benadrukken dat narrowcasting geen vervanging is voor een officiële ontruimingsinstallatie, vluchtwegaanduiding of BHV-organisatie.

Schermen ondersteunen de communicatie, maar vervangen geen:

- Ontruimingsalarm.

- Vluchtwegaanduiding.

- BHV-procedures.

- Noodverlichting.

- Wettelijk verplichte veiligheidsvoorzieningen.

Daarnaast zijn schermen afhankelijk van stroom. Bij een stroomuitval kunnen ze uitvallen, tenzij zij en de mediaspelers zijn aangesloten op een noodstroomvoorziening.

Ook een internetstoring kan invloed hebben op het activeren van nieuwe content. De bestaande content kan lokaal blijven draaien, maar voor een wijziging moet het systeem bereikbaar zijn.

Zie narrowcasting daarom als een aanvullend communicatiemiddel. Het alarm waarschuwt, de BHV-organisatie begeleidt en het scherm geeft extra visuele instructies.

Dat kan vooral helpen bij bezoekers die het gebouw niet kennen. Wanneer zij sneller begrijpen waar zij naartoe moeten, houden BHV’ers meer tijd over voor mensen die extra hulp nodig hebben.

Stem de inzet daarom altijd af met de BHV-coördinator, preventiemedewerker of veiligheidsverantwoordelijke. Leg duidelijk vast wat de schermen wel en niet doen en wie verantwoordelijk is voor activering.

Schermen voorbereiden op noodsituaties

Een goed voorbereid scherm kan tijdens een calamiteit kostbare seconden besparen. Door vooraf noodcontent klaar te zetten, duidelijke verantwoordelijkheden af te spreken en schermgroepen slim in te richten, zorg je ervoor dat bezoekers en medewerkers direct de juiste informatie zien.

Begin met een beperkt aantal scenario’s uit het bestaande ontruimingsplan. Maak daarvoor duidelijke slides, test ze tijdens een oefening en controleer regelmatig of namen, routes en verzamelplaatsen nog kloppen.

Gebruik de schermen daarnaast bij dagelijkse verstoringen. Zo blijft het proces bekend en weet je zeker dat beheerders het systeem kunnen bedienen wanneer het er echt op aankomt.

Met Stremo beheer je alle schermen centraal, stel je noodplaylists vooraf in en schakel je met één actie over naar een noodweergave wanneer dat nodig is.

Maak een account aan en probeer Stremo 14 dagen gratis. Bekijk ook onze oplossingen voor de zorg en het onderwijs, waar snelle en duidelijke communicatie tijdens calamiteiten extra belangrijk is.